업무 이메일 작성법과 이메일 약어까지!

업무 이메일 작성법

 

업무 이메일을 받으면서, 명확하게 이해가 되는 이메일이 있는 반면, 그렇지 않은 이메일이 있었습니다. 저는 그 중 명확하게 이해가 되는 이메일을 작성하고 싶어 여기저기 있는 비즈니스 메일, 업무 이메일 팁을 정리해보았습니다.

---

업무 이메일 작성법

1. 상대방이 내가 원하고 필요로 하는 행동을 할 수 있는 방법이 무엇인지 생각하기 ↔ 상대방이 나에게 무엇을 원하고 필요로 하는지 생각하기

2. 제목은 결론/목적이 드러나도록 명확하게 작성하기

3. 서론에는 자기소개와 목적을 나타내기

- 소속팀, 직책, 이름을 밝히고, 결론부터 두괄식으로 작성하기

4. 이름과 호칭은 정확하게

- 호칭이 없을 경우 '선생님'이라고 칭하기

- 영어이름의 경우, Dear Mr/Ms/Miss/Dr. 이름+성이나 이름으로 작성하기

5. 형식과 디자인을 보기 편하게

- 줄글 방식이 아닌, 손바닥 너비

- 중요한 내용은 굵은 글씨나 색상변경(나만의 형식을 만드는 것도 좋음)

- 내용 전달이 쉽도록 끊어서 작성하기

- 용건은 번호를 매겨 내용과 갯수를 확실히 전달하기

6. 첨부파일이 있을 경우에는 본문에서 알려주기

- 첨부파일 제목은 파일 내용을 알 수 있도록 작성하기

- 첨부파일은 적을수록 좋으며, 최대한 본문에 삽입하기

- 첨부파일이 여러 개라면, 각 첨부파일에 어떤 내용이 있는지 적어주기

- 워드, 파워포인트, 한글의 경우 PDF 변환 파일도 함께 첨부하기

- 5개가 넘을 경우 압축하기

- 놓치지 않아야 할 내용이라면, 캡처이미지를 본문에 삽입하여 바로 확인할 수 있도록 하기

7. 마지막에는 '감사합니다'와 '서명' 넣기

- 모든 메일에는 '감사합니다'가 필수

- 긴급한 문제로 발신자에게 연락할 상황을 대비하여 소속/직책/사내번호/휴대폰번호/주소가 있는 서명 첨부

7-1. 상황별 마지막 멘트

- 답신이 필요없을 때: 기본인사와 '특이사항이 없다면 따로 답변은 하지 않으셔도 됩니다.'

- 답신을 원할 때: '수고스럽지만 답신해주시면 감사하겠습니다.', '그럼 답변 부탁드립니다.' 정중히 요청

- 확인과 검토 요청: '확인/검토 부탁드립니다.'

8. 수신자를 마지막에 입력하면서 확인하기

- 메일을 거꾸로 읽으면서 제목, 내용, 첨부파일, 맞춤법을 확인하기

- '육하원칙'을 지키며 모든 내용이 있는지, 질문이 나오지 않을지 확인하기

- 첨부파일은 열어서 확인하기

9. 요청하는 이메일의 경우, 언제까지 회신이 필요한지 표시하기

- 메일에 답장이 없다면, 회신 요청 기한에 임박해 REMIND 메일 보내기

- 요청하는 메일을 받았다면, 확인 메일을 보내기

- 요청 메일을 보낸 후, 문자/카톡/전화/메신저로 메일을 확인해달라고 연락하기

10. 보고하는 이메일의 경우, 메일을 확인했는지 확인하기

- 메일에 대한 답을 받거나 확인했는지 여쭤보기

- 확인을 요청할 때는, 피드백이나 수정사항을 요청한다는 표현을 사용하면 좋음

11. 수신/참조/숨은참조 구분하기

- 팀에 따라 분류하며, 직책이 높은 사람부터 낮은 사람순으로

- 수신: 내 메일을 받고 답장을 보내야 하는 사람

- 참조: 따로 무언가를 하지 않아도 되지만, 내가 보낸 메일 내용을 알고 있어야 하는 모든 사람

- 숨은 참조: 수신과 참조에 있는 사람이 모르게 메일 내용을 알고 있어야 하는 사람

- 숨은 수신자를 사용할 때도 생각하기 (불특정 다수: 받는 사람에게 발신자의 주소, 숨은 참조에 외부인의 이메일)

12. 회신 및 전달시 기존 메일의 제목을 바꾸지 않기

- mail history를 확인하는데 용이하기 때문에 바꾸지 않는다.

- 메일의 내용이 바뀌었을 경우 회신하지 않고 새로 작성하기

13. 회신의 속도와 타이밍

- 최소 2시간 내에 이메일 답장이 올 것으로 기대하는 경우가 많다고 한다.

- 빠른 시간 내 처리할 수 없는 이메일의 경우 언제까지 처리/확인을 하겠다는 짧은 회신 보내기

- 거절하는 이메일은 천천히 보내기

- 휴가나 출장으로 자리를 비우는 경우 자동 회신 기능 사용하기

 

---

+) 비즈니스 메일 약어

- ASAP (As Soon As Possible) : 가능한 빨리

- FYI (For Your Information) : 꼭 알아야 할 내용

- FYR (For Your Reference) : 알아두면 도움이 될 내용

- FYA (For Your Action) : 해야할 내용

- PLS (Please) : 부탁드립니다

- Q'ty (Quantity) : 수량

- Am't (Amount) : 금액

- Attn. (Attention) : ~귀하, ~앞

- MSG (Message) : 메시지

- NRN (No Reply Necessary) : 답신이 필요하지 않다.

- RSVP(Respondez S'il Vous Plait) : 회신을 바란다.

- EOD (End of Documents) : 문서의 끝

- TBD (To Be Determined) : 미정

- BTW (By The Way) : 그리고

- AFAIK (As Far As I Know) : 내가 아는 바에 의하면

- CC(Carbon Copy) : 참조

- BCC(Blind Carbon Copy) : 숨은 참조

- EOM(End of Mail) : 제곧내, 확인했다는 내용만 담고 싶을 때 사용

- R&R(Role & Responsibility) : 역할과 책임

​

​

내용에 문제가 있을 경우, 말씀해주시면 수정하겠습니다.